Kinh phí công đoàn theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP: Doanh nghiệp cần biết gì?
Trong bối cảnh quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm và nghĩa vụ tài chính ngày càng được siết chặt, kinh phí công đoàn theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP đang là nội dung mà nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Không ít đơn vị vẫn đang nhầm lẫn giữa kinh phí công đoàn do doanh nghiệp đóng và đoàn phí công đoàn do đoàn viên công đoàn đóng, dẫn tới kê khai thiếu, nộp chậm hoặc chưa tổ chức thực hiện đúng quy định.
Theo thông tin thể hiện trên nội dung hướng dẫn, Nghị định 105/2026/NĐ-CP là căn cứ hướng dẫn thi hành Luật Công đoàn 2024 về tài chính công đoàn, có hiệu lực từ ngày 16/5/2026. Với nhóm khách hàng doanh nghiệp, việc nắm rõ đối tượng áp dụng, mức đóng kinh phí công đoàn, thời hạn đóng kinh phí công đoàn và các chế tài khi vi phạm là yêu cầu bắt buộc để hạn chế rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh.
Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu đúng, làm đúng và rà soát kịp thời nghĩa vụ liên quan đến công đoàn trong thực tế quản trị nhân sự và kế toán.
1. Căn cứ pháp lý về kinh phí công đoàn theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP
Nội dung về kinh phí công đoàn theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP được xây dựng trên cơ sở hướng dẫn thi hành Luật Công đoàn 2024 về tài chính công đoàn. Đây là một trong những quy định có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Điểm doanh nghiệp cần lưu ý là quy định này không chỉ liên quan đến tổ chức công đoàn, mà còn liên quan chặt chẽ tới hoạt động kế toán tiền lương, chi phí doanh nghiệp, quản trị hồ sơ lao động và tuân thủ nghĩa vụ với cơ quan liên quan. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm thất nghiệp, nhưng lại chưa theo dõi đầy đủ phần nghĩa vụ công đoàn của doanh nghiệp.
Vì vậy, ngay từ khi Nghị định có hiệu lực, bộ phận kế toán, nhân sự và ban lãnh đạo cần phối hợp rà soát để tránh thiếu sót.
2. Đối tượng đóng kinh phí công đoàn: Doanh nghiệp nào phải thực hiện?
Theo nội dung thể hiện trong hình, đối tượng đóng kinh phí công đoàn là:
Doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
Không phân biệt số lượng lao động.
Đây là điểm rất quan trọng. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn cho rằng chỉ khi có đông lao động hoặc đã thành lập công đoàn cơ sở thì mới phải đóng. Tuy nhiên, cách hiểu này có thể dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện. Nếu doanh nghiệp thuộc nhóm có sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra nghĩa vụ đóng theo quy định.
Điều đó có nghĩa là:
Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ vẫn có thể thuộc diện đóng.
Công ty mới thành lập nhưng đã có lao động tham gia BHXH bắt buộc vẫn cần quan tâm.
Việc đã hay chưa thành lập công đoàn cơ sở không làm mất đi trách nhiệm đóng kinh phí công đoàn của doanh nghiệp.
Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đưa khoản mục này vào checklist tuân thủ pháp lý định kỳ hằng tháng.
3. Mức đóng kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn doanh nghiệp cần phân biệt rõ
Một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất hiện nay là không phân biệt giữa mức đóng kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn.
3.1. Kinh phí công đoàn do doanh nghiệp đóng
Theo nội dung trong ảnh, kinh phí công đoàn là 2%. Khoản này do doanh nghiệp đóng trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của toàn bộ người lao động.
Doanh nghiệp cần hiểu đúng bản chất của khoản 2% này:
Đây là nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.
Căn cứ tính đóng gắn với quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
Áp dụng cho toàn bộ người lao động thuộc diện liên quan, không phụ thuộc vào việc người lao động có là đoàn viên công đoàn hay không.
Về góc độ kế toán, doanh nghiệp cần theo dõi khoản này riêng, tránh gộp nhầm với các khoản trích theo lương khác.
3.2. Đoàn phí công đoàn do đoàn viên công đoàn đóng
Ngoài khoản 2% nêu trên, nội dung trong hình cũng đề cập đoàn phí công đoàn ở mức 0,5% do đoàn viên công đoàn đóng.
Doanh nghiệp cần tách bạch rõ:
Kinh phí công đoàn 2%: trách nhiệm của doanh nghiệp.
Đoàn phí công đoàn 0,5%: trách nhiệm của đoàn viên công đoàn.
Nếu kế toán hoặc nhân sự không phân biệt hai khoản này, rất dễ xảy ra sai sót trong khâu tính lương, khấu trừ và nộp tiền.
4. Tỷ lệ phân chia kinh phí công đoàn khi có hoặc chưa có công đoàn cơ sở
Vấn đề tỷ lệ phân chia kinh phí công đoàn là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm, nhất là các đơn vị đang cân nhắc thành lập tổ chức công đoàn tại doanh nghiệp.
Theo thông tin trong ảnh:
4.1. Trường hợp đã thành lập công đoàn cơ sở
Nếu doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở, tỷ lệ phân chia là:
75% cho công đoàn cơ sở
25% cho công đoàn cấp trên
Đây là cơ chế giúp phần lớn nguồn kinh phí được để lại gần hơn với người lao động và phục vụ hoạt động tại đơn vị.
4.2. Trường hợp chưa thành lập công đoàn cơ sở
Nếu doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở, tỷ lệ phân chia là:
0% cho công đoàn cơ sở
100% cho công đoàn cấp trên
Điều này cho thấy việc chưa có công đoàn cơ sở không đồng nghĩa doanh nghiệp được miễn đóng. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đầy đủ, chỉ khác ở cơ chế phân bổ nguồn kinh phí.
Ở góc độ quản trị, đây cũng là thông tin để doanh nghiệp cân nhắc về vai trò của công đoàn cơ sở trong việc chăm lo đời sống người lao động và kết nối nội bộ.
5. Quyền lợi gắn với việc thực hiện đúng nghĩa vụ công đoàn của doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp thường nhìn kinh phí công đoàn như một khoản chi bắt buộc. Tuy nhiên, nếu nhìn rộng hơn, đây còn là nguồn lực góp phần tạo nền tảng quan hệ lao động ổn định trong doanh nghiệp.
Theo nội dung trong ảnh, các quyền lợi gắn với hoạt động công đoàn gồm:
Hỗ trợ và chăm lo cho người lao động khi khó khăn.
Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động.
Tham gia các hoạt động phúc lợi, văn hóa, thể thao, nâng cao đời sống người lao động.
Đối với doanh nghiệp, khi môi trường lao động ổn định, quyền lợi người lao động được quan tâm, doanh nghiệp cũng hưởng lợi gián tiếp thông qua:
Giảm mâu thuẫn lao động nội bộ.
Tăng mức độ gắn bó của nhân sự.
Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Tạo hình ảnh doanh nghiệp tuân thủ và có trách nhiệm.
Đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có số lượng lao động tương đối lớn, việc thực hiện đúng nghĩa vụ công đoàn của doanh nghiệp là yếu tố giúp hạn chế tranh chấp lao động phát sinh.
6. Thời hạn đóng kinh phí công đoàn doanh nghiệp cần nhớ
Về thời hạn đóng kinh phí công đoàn, nội dung trong ảnh nêu rõ: doanh nghiệp thực hiện đóng hằng tháng cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
Doanh nghiệp cần lưu ý mấy điểm quan trọng:
Nghĩa vụ đóng mang tính định kỳ hằng tháng.
Cần đồng bộ với quy trình chốt lương và đóng BHXH.
Không nên để phát sinh tồn đọng nhiều tháng vì sẽ kéo theo rủi ro về tiền chậm đóng và xử phạt.
Đây là điểm bộ phận kế toán rất dễ bỏ sót nếu quy trình nội bộ chưa có checklist công việc cố định theo tháng. Tốt nhất, doanh nghiệp nên xây dựng lịch nhắc việc giữa kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp để tránh chậm nộp.
7. Hình thức nộp kinh phí công đoàn và lưu ý thực tế cho doanh nghiệp
Theo thông tin từ hình ảnh, doanh nghiệp thực hiện nộp tại Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở kinh doanh. Về chi tiết hình thức đóng, số tài khoản nhận tiền và nội dung nộp, doanh nghiệp cần cập nhật theo hướng dẫn cụ thể của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại từng thời điểm.
Trong thực tế, để tránh sai sót, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:
7.1. Kiểm tra đúng đơn vị tiếp nhận
Không ít doanh nghiệp nộp sai nơi tiếp nhận hoặc ghi sai nội dung chuyển khoản. Điều này có thể làm chậm quá trình ghi nhận nghĩa vụ đã hoàn thành.
7.2. Lưu trữ chứng từ nộp đầy đủ
Doanh nghiệp nên lưu:
Giấy nộp tiền hoặc ủy nhiệm chi
Sao kê ngân hàng
Nội dung xác nhận khoản đã nộp
Hồ sơ tính căn cứ nộp theo từng tháng
Việc lưu trữ này rất cần thiết khi quyết toán nội bộ, thanh tra hoặc đối chiếu nghĩa vụ phát sinh.
7.3. Đối chiếu định kỳ giữa nhân sự và kế toán
Căn cứ tính doanh nghiệp đóng công đoàn thường liên quan trực tiếp đến danh sách lao động tham gia BHXH bắt buộc. Vì vậy, nếu nhân sự cập nhật tăng giảm lao động không kịp thời, số phải đóng có thể bị sai lệch.
8. Rủi ro khi chậm đóng kinh phí công đoàn và mức xử phạt doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý
Phần quan trọng nhất với khách hàng doanh nghiệp là nội dung về chậm đóng kinh phí công đoàn và xử phạt.
Theo nội dung trong ảnh, nếu không đóng hoặc chậm đóng, doanh nghiệp có thể:
Bị xử phạt từ 12% đến 20% số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm.
Mức phạt tối đa là 75.000.000 đồng.
Đồng thời phải nộp đủ số tiền chậm đóng hoặc chưa đóng và tiền lãi chậm đóng.
Đây là rủi ro không hề nhỏ, nhất là với doanh nghiệp đã để tồn đọng trong thời gian dài. Khi đó, chi phí phát sinh không chỉ là số tiền gốc phải nộp mà còn bao gồm:
Tiền phạt hành chính
Tiền lãi chậm đóng
Áp lực giải trình hồ sơ
Rủi ro ảnh hưởng đánh giá tuân thủ pháp lý
Đối với doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng, gọi vốn, đấu thầu hoặc làm việc với đối tác lớn, các vi phạm về lao động và công đoàn có thể ảnh hưởng đến uy tín và quá trình thẩm định năng lực.
9. Doanh nghiệp cần làm gì ngay để tuân thủ đúng quy định?
Để thực hiện đúng kinh phí công đoàn theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp nên chủ động triển khai một số việc sau:
9.1. Rà soát lại đối tượng lao động tham gia BHXH bắt buộc
Đây là cơ sở đầu tiên để xác định nghĩa vụ. Nếu danh sách lao động chưa chuẩn, toàn bộ phần tính đóng phía sau có thể sai.
9.2. Kiểm tra lại quy trình tính lương và các khoản trích nộp
Doanh nghiệp cần bảo đảm khoản mức đóng kinh phí công đoàn được theo dõi rõ trong hệ thống lương, không bỏ sót hoặc hạch toán nhầm.
9.3. Phân biệt rõ kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn
Đây là lỗi phổ biến nhưng hoàn toàn có thể tránh nếu có biểu mẫu nội bộ rõ ràng.
9.4. Thiết lập lịch nộp định kỳ hằng tháng
Việc gắn thời hạn đóng kinh phí công đoàn với lịch đóng BHXH là cách đơn giản nhất để tránh quên hạn.
9.5. Cập nhật hướng dẫn nộp từ cơ quan liên quan
Do chi tiết tài khoản, nội dung nộp và biểu mẫu có thể cần hướng dẫn cụ thể, doanh nghiệp nên theo dõi thường xuyên để thực hiện đúng.
9.6. Chủ động xin tư vấn nếu đang có khoản nợ tồn đọng
Nếu doanh nghiệp đã chậm đóng trong nhiều tháng, nên xử lý sớm thay vì để kéo dài, bởi mức phạt và tiền lãi có thể tăng thêm theo thời gian.
10. Kết luận: Doanh nghiệp không nên xem nhẹ nghĩa vụ kinh phí công đoàn
Có thể thấy, kinh phí công đoàn theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP không chỉ là một khoản đóng bắt buộc, mà còn là một phần trong hệ thống tuân thủ pháp lý quan trọng của doanh nghiệp. Từ đối tượng áp dụng, mức đóng 2%, đoàn phí công đoàn 0,5%, tỷ lệ phân chia 75%/25%, đến thời hạn đóng và rủi ro xử phạt, tất cả đều đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm chắc và thực hiện đúng.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi bộ máy kế toán và nhân sự thường tinh gọn, việc bỏ sót nghĩa vụ này là điều rất dễ xảy ra. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát ngay từ bây giờ để tránh phát sinh tiền phạt, tiền lãi chậm đóng và các rủi ro pháp lý không đáng có.
Nếu doanh nghiệp của bạn cần hỗ trợ rà soát nghĩa vụ công đoàn, kiểm tra hồ sơ lao động, chuẩn hóa quy trình kế toán tiền lương hoặc tư vấn xử lý các khoản chậm đóng, hãy liên hệ đơn vị chuyên môn để được hỗ trợ kịp thời và đúng quy định.
TAX – CARE VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
Hotline: 0352 53 8368
Website: https://taxcare.vn
Fanpage: Tax-Care Việt Nam
Gmail: taxcarevietnam@gmail.com
Địa chỉ: 106 Nguyễn Khánh Toàn, Phường Đông A, Tỉnh Ninh Bình
Chia sẻ:
