DỊCH VỤ SẮP XẾP, LƯU TRỮ & HOÀN THIỆN HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Chúng tôi giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ chứng từ kế toán theo đúng logic nghiệp vụ và yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế: phân loại, rà soát thiếu sai, hoàn thiện hồ sơ nền và đóng bộ lưu trữ khoa học. Dịch vụ phù hợp khi doanh nghiệp bị “rối chứng từ”, thất lạc hồ sơ, cần làm lại hồ sơ các kỳ, hoặc chuẩn bị quyết toán/kiểm tra thuế. Mục tiêu là giúp bạn có “bộ hồ sơ kế toán sạch – đủ – dễ tra cứu – sẵn sàng giải trình” mà không tốn nhân sự nội bộ.
3 LÝ DO DOANH NGHIỆP THƯỜNG BỊ “RỐI CHỨNG TỪ” (VÀ RỦI RO ĐI KÈM)
Thu thập chứng từ không theo quy trình: thiếu hóa đơn, thiếu hợp đồng, thiếu biên bản giao nhận/ nghiệm thu dẫn đến chi phí dễ bị loại.
Lưu trữ phân tán: file mềm thất lạc, bản cứng để lẫn lộn, đến khi quyết toán mới tìm thì không đủ hoặc không khớp số liệu.
Thiếu checklist kiểm soát: không đối chiếu công nợ, ngân hàng, quỹ, kho theo kỳ khiến số liệu lệch và khó giải trình.
ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG (TARGET AUDIENCE)
Phù hợp với:
Doanh nghiệp mới thành lập chưa có quy trình chứng từ, cần set up từ đầu để vận hành chuẩn.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa thiếu nhân sự kế toán, chứng từ phát sinh nhiều nhưng lưu trữ chưa khoa học.
Doanh nghiệp có kế toán nội bộ nhưng thay đổi nhân sự, bàn giao thiếu, hồ sơ bị đứt gãy theo kỳ.
Doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế/kiểm tra thuế, cần rà soát và hoàn thiện hồ sơ nền trước khi làm việc với cơ quan thuế.
Doanh nghiệp cần “dọn dẹp” lại 6–24 tháng chứng từ để phục vụ vay vốn, gọi vốn, kiểm toán nội bộ hoặc kiểm tra đối tác.
Hộ kinh doanh/công ty dịch vụ–thương mại–xây dựng có nhiều hợp đồng, biên bản, thanh toán và cần sắp xếp theo từng công trình/đơn hàng.
TÀI LIỆU & KẾT QUẢ BẠN NHẬN ĐƯỢC NGAY (BÀN GIAO CỤ THỂ)
✓ Bộ hồ sơ chứng từ kế toán đã sắp xếp theo kỳ (tháng/quý/năm) và theo nhóm nghiệp vụ
Mô tả: Phân loại rõ doanh thu, mua hàng, chi phí, lương, tài sản, ngân hàng, công nợ… giúp tra cứu nhanh và nhất quán.
✓ Danh mục chứng từ (Index) + mã hóa thùng/folder/file
Mô tả: Có bảng mục lục, đánh số chứng từ, ghi chú liên quan để người mới tiếp quản vẫn hiểu và tìm đúng trong 1–3 phút.
✓ Báo cáo rà soát thiếu/sai chứng từ (Checklist lỗi)
Mô tả: Liệt kê chứng từ còn thiếu, chứng từ rủi ro, chứng từ cần bổ sung hồ sơ nền (hợp đồng/biên bản/thanh toán) kèm khuyến nghị xử lý.
✓ Bộ hồ sơ nền được hoàn thiện theo từng nghiệp vụ (tùy tình trạng thực tế)
Mô tả: Gợi ý hoàn thiện hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, giao nhận, thanh lý, đối chiếu công nợ… theo đúng logic vận hành.
✓ Bộ file mềm lưu trữ có cấu trúc chuẩn (nếu khách hàng cung cấp scan/ảnh hoặc yêu cầu số hóa)
Mô tả: Thiết lập cây thư mục theo năm–tháng–nhóm chứng từ, quy tắc đặt tên file thống nhất, dễ backup và chia sẻ nội bộ.
✓ Biên bản bàn giao hồ sơ + hướng dẫn quy trình thu thập chứng từ về sau
Mô tả: Bàn giao rõ ràng số lượng thùng/folder, danh mục hồ sơ và hướng dẫn “quy trình nhận chứng từ” để doanh nghiệp duy trì chuẩn lâu dài.
BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ (LỢI ÍCH NỔI BẬT)
• Tiết kiệm thời gian quản trị kế toán: giảm công tìm kiếm chứng từ khi kê khai, quyết toán, làm việc ngân hàng hoặc kiểm toán nội bộ.
• Giảm rủi ro thuế: hồ sơ đủ và đúng logic giúp tăng khả năng chứng minh chi phí, hạn chế bị loại chi phí hoặc bị ấn định thuế.
• Sẵn sàng giải trình: khi cơ quan thuế yêu cầu, bạn có thể cung cấp hồ sơ theo từng kỳ/nghiệp vụ nhanh, hạn chế bị kéo dài thời gian làm việc.
• Dễ bàn giao nhân sự: dù thay kế toán, hệ thống chứng từ vẫn rõ ràng, giảm “đứt gãy” dữ liệu và sai lệch sổ sách.
• Chuẩn hóa vận hành: hình thành quy trình thu thập chứng từ, đối chiếu và lưu trữ thống nhất cho cả kế toán và các phòng ban liên quan.
• Tối ưu chi phí: thay vì tuyển thêm nhân sự chỉ để “dọn chứng từ”, doanh nghiệp thuê ngoài theo gói và hoàn thành đúng tiến độ.
TẠI SAO NÊN CHỌN TAX CARE VIỆT NAM
• Kinh nghiệm thực chiến kế toán–thuế: hiểu cơ quan thuế thường kiểm tra gì, cần hồ sơ nền nào để giải trình thuyết phục.
• Làm theo checklist chuẩn: rà soát rủi ro trước, sắp xếp sau, hoàn thiện hồ sơ nền theo thứ tự ưu tiên để tiết kiệm thời gian.
• Bảo mật dữ liệu: quy trình tiếp nhận – lưu giữ – bàn giao rõ ràng, hạn chế thất lạc chứng từ và lộ thông tin.
• Tối ưu cho doanh nghiệp bận rộn: linh hoạt giao nhận chứng từ, có phương án làm tại doanh nghiệp hoặc nhận hồ sơ theo thùng/kiện.
• Đồng bộ với hệ thống kế toán: chứng từ được sắp theo logic đối chiếu sổ sách (quỹ, ngân hàng, công nợ, kho), thuận lợi cho kê khai và lập báo cáo.
SO SÁNH VỚI CÁCH LÀM TRUYỀN THỐNG (OPTIONAL)
| Tiêu chí | Tự sắp xếp nội bộ | Thuê Tax Care Việt Nam |
| Thời gian hoàn thành | Dễ kéo dài vì thiếu người và thiếu quy trình | Có lộ trình, checklist và nhân sự chuyên trách |
| Tính hệ thống | Thường sắp theo “thói quen” từng người | Chuẩn theo kỳ + theo nhóm nghiệp vụ + mục lục tra cứu |
| Rủi ro thiếu hồ sơ nền | Dễ bỏ sót hợp đồng/biên bản/đối chiếu | Rà soát và lập danh sách thiếu/sai kèm hướng xử lý |
| Khả năng giải trình thuế | Tốn thời gian tìm và ghép hồ sơ | của hồ sơ rõ ràng, bàn giao theo bộ, dễ xuất trình |
| Chi phí cơ hội | Tốn thời gian của kế toán/giám đốc | Tối ưu chi phí theo gói, hoàn thành đúng tiến độ |
| Khả năng duy trì về sau | Dễ “rối lại” nếu không có quy trình | Được hướng dẫn quy trình thu thập – lưu trữ – kiểm soát |
QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ (CHUẨN HÓA THEO BƯỚC)
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và khảo sát hiện trạng
Chúng tôi nhận thùng chứng từ/file mềm, nắm số kỳ cần xử lý, mô hình hoạt động và các rủi ro thường gặp (mua vào, chi phí, lương, công nợ, kho).
Bước 2: Phân loại chứng từ theo nhóm nghiệp vụ và theo kỳ
Tách riêng doanh thu, mua hàng, chi phí, quỹ, ngân hàng, công nợ, tài sản, lương, thuế… và sắp theo tháng/quý để đối chiếu nhanh.
Bước 3: Rà soát thiếu/sai và đánh dấu chứng từ rủi ro
Lập checklist các chứng từ thiếu, sai thông tin, sai kỳ, thiếu hồ sơ nền; ưu tiên các khoản chi phí lớn, nhạy cảm hoặc thường bị kiểm tra.
Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ nền (tùy phạm vi gói)
Hướng dẫn/doanh nghiệp bổ sung hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu–bàn giao–thanh lý, đối chiếu công nợ, chứng từ thanh toán… để hồ sơ đủ điều kiện.
Bước 5: Mục lục hóa, mã hóa và đóng bộ lưu trữ
Đánh số, lập index, dán nhãn thùng/folder, quy tắc đặt tên file mềm; đảm bảo người tra cứu theo “mục lục → vị trí → chứng từ”.
Bước 6: Bàn giao và hướng dẫn duy trì
Bàn giao theo biên bản, kèm checklist công việc định kỳ (tháng/quý) để doanh nghiệp duy trì hệ thống và không bị rối lại.
LỘ TRÌNH CÔNG VIỆC (CÁCH KHÁCH HÀNG BẮT ĐẦU SỬ DỤNG DỊCH VỤ)
- Liên hệ và tư vấn miễn phí: xác định phạm vi (mấy tháng/mấy năm), số lượng chứng từ ước tính, nhu cầu số hóa file mềm hay chỉ bản cứng.
- Nhận báo giá và kế hoạch tiến độ: thống nhất tiêu chuẩn bàn giao (theo tháng/quý, theo nghiệp vụ, theo công trình/đơn hàng).
- Ký hợp đồng và thống nhất phương thức giao nhận: nhận tại doanh nghiệp hoặc chuyển phát theo thùng/kiện; có biên bản niêm phong nếu cần.
- Triển khai sắp xếp – rà soát – hoàn thiện hồ sơ nền theo checklist.
- Bàn giao hồ sơ và hướng dẫn quy trình thu thập chứng từ về sau.
- CTA: Liên hệ ngay để Tax Care Việt Nam khảo sát nhanh và đề xuất phương án “dọn hồ sơ chứng từ” phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn.
GIÁ CẢ/BẢNG GIÁ DỊCH VỤ (THAM KHẢO )
Lưu ý: Chi phí phụ thuộc số lượng chứng từ, số kỳ (tháng/quý/năm), mức độ “rối” của hồ sơ, có yêu cầu số hóa file mềm hay không và có cần hoàn thiện hồ sơ nền (hợp đồng/biên bản/đối chiếu) hay chỉ sắp xếp lưu trữ. Dưới đây là mức giá tham khảo phổ biến để doanh nghiệp dễ dự trù.
GÓI A: Sắp xếp & lưu trữ chứng từ cơ bản theo tháng (bản cứng) | Từ 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ/tháng hồ sơ
Phù hợp: doanh nghiệp ít chứng từ, cần phân loại và đóng bộ gọn gàng.
Bao gồm: phân loại theo nghiệp vụ + theo tháng, đánh số cơ bản, dán nhãn folder/thùng, bàn giao theo biên bản.
GÓI B: Sắp xếp + mục lục hóa (Index) + checklist thiếu/sai | Từ 3.000.000 – 6.000.000 VNĐ/tháng hồ sơ
Phù hợp: doanh nghiệp chứng từ trung bình, cần tra cứu nhanh và có báo cáo lỗi để bổ sung.
Bao gồm: index chi tiết, danh sách chứng từ thiếu/sai, gợi ý bổ sung hồ sơ nền theo ưu tiên.
GÓI C: Hoàn thiện hồ sơ chứng từ phục vụ quyết toán/kiểm tra thuế (theo kỳ) | Từ 8.000.000 – 25.000.000 VNĐ/gói (tùy 3–12 tháng)
Phù hợp: cần “dọn sạch” trước quyết toán, nhiều nghiệp vụ nhạy cảm, cần chuẩn hóa hồ sơ nền để giải trình.
Bao gồm: rà soát rủi ro trọng yếu, checklist bổ sung hồ sơ nền, đóng bộ theo kỳ và theo nhóm nghiệp vụ, hướng dẫn chuẩn hóa quy trình nội bộ.
GÓI D: Số hóa hồ sơ (scan/đặt tên file/cây thư mục chuẩn) | Từ 500.000 – 2.000.000 VNĐ/tháng hồ sơ hoặc báo giá theo số trang
Phù hợp: doanh nghiệp cần lưu trữ kép bản cứng + file mềm, dễ backup và chia sẻ nội bộ.
Bao gồm: cấu trúc thư mục theo năm–tháng–nghiệp vụ, quy tắc đặt tên file, bàn giao ổ cứng/cloud theo thỏa thuận.
– Gợi ý để nhận báo giá đúng: Bạn chỉ cần cung cấp 3 thông tin: số tháng cần xử lý, số thùng chứng từ ước tính, và mục tiêu (lưu trữ gọn hay phục vụ quyết toán). Tax Care Việt Nam sẽ báo giá theo khối lượng thực tế, tránh phát sinh không kiểm soát.
FAQ CÂU HỔI DÀNH RIÊNG CHO DỊCH VỤ NÀY
Q1: Dịch vụ bao gồm những gì cụ thể?
A: Tùy gói, dịch vụ có thể bao gồm phân loại chứng từ theo nghiệp vụ/kỳ, lập mục lục tra cứu, rà soát thiếu/sai, đề xuất bổ sung hồ sơ nền và đóng bộ lưu trữ. Nếu bạn cần số hóa, chúng tôi triển khai thêm phần scan và cấu trúc file mềm chuẩn.
Q2: Bao lâu thì hoàn thành một kỳ hồ sơ?
A: Thời gian phụ thuộc lượng chứng từ và mức độ rối. Thông thường, hồ sơ 1–3 tháng có thể hoàn thành trong vài ngày đến 1–2 tuần; hồ sơ 6–12 tháng sẽ có kế hoạch tiến độ chi tiết sau khảo sát.
Q3: Có cần nộp chứng từ gốc không?
A: Nếu mục tiêu là sắp xếp bản cứng và đóng bộ lưu trữ, cần cung cấp chứng từ bản gốc/bản lưu doanh nghiệp đang giữ. Trường hợp doanh nghiệp không tiện giao bản gốc, có thể sắp xếp tại văn phòng doanh nghiệp theo lịch thống nhất.
Q4: Giá có thay đổi theo quy mô doanh nghiệp không?
A: Có, giá thay đổi theo khối lượng chứng từ, số kỳ xử lý, yêu cầu mục lục hóa, số hóa và mức độ hoàn thiện hồ sơ nền. Vì vậy phương án tối ưu là khảo sát nhanh để báo giá theo khối lượng thực tế.
Q5: Nếu phát sinh thêm hồ sơ cần bổ sung (hợp đồng/biên bản/đối chiếu) thì xử lý thế nào?
A: Chúng tôi sẽ lập danh sách hạng mục bổ sung theo mức độ ưu tiên và thống nhất phương án thực hiện (doanh nghiệp cung cấp, hoặc Tax Care hỗ trợ soạn mẫu/hoàn thiện theo phạm vi hợp đồng).
*Nếu doanh nghiệp bạn đang cần sắp xếp, lưu trữ và hoàn thiện hồ sơ chứng từ kế toán để vận hành gọn gàng, chuẩn bị quyết toán, giảm rủi ro thuế và dễ dàng tra cứu bất cứ lúc nào, hãy liên hệ Tax Care Việt Nam để được khảo sát miễn phí và nhận kế hoạch triển khai theo tiến độ rõ ràng.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
TAX CARE VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
Hotline: 0352 53 8368
Website: https://taxcare.vn
Fanpage: Tax-Care Việt Nam
Gmail: taxcarevietnam@gmail.com
ĐỊA CHỈ: 106 Nguyễn Khánh Toàn, Phường Đông A, Tỉnh Ninh Bình
Chia sẻ:
