Sau khi nộp báo cáo tài chính doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo
Những việc kế toán và chủ doanh nghiệp nên rà soát ngay sau mùa báo cáo để tránh rủi ro về thuế và sổ sách
Nhiều doanh nghiệp có tâm lý thở phào sau khi hoàn thành và nộp báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế, các phụ lục liên quan đúng thời hạn. Tuy nhiên, trên thực tế, việc nộp xong hồ sơ không đồng nghĩa với việc công tác kế toán thuế đã hoàn tất. Đây mới chỉ là mốc kết thúc của một kỳ báo cáo, còn ngay sau đó doanh nghiệp vẫn cần thực hiện nhiều công việc quan trọng để kiểm tra tính chính xác của số liệu, chuẩn hóa hồ sơ lưu trữ và chuẩn bị nền tảng cho kỳ kế toán tiếp theo.
Câu hỏi sau khi nộp báo cáo tài chính doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo vì vậy là vấn đề rất thực tế, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ và vừa, nơi kế toán thường kiêm nhiệm nhiều đầu việc và dễ bị cuốn vào công việc phát sinh hàng ngày ngay sau mùa quyết toán. Nếu không rà soát lại kịp thời, những sai sót nhỏ còn sót lại trong hồ sơ có thể kéo dài sang năm sau, làm phát sinh chênh lệch số liệu, rủi ro thuế hoặc khó khăn khi cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra.
Không ít doanh nghiệp chỉ phát hiện ra vấn đề sau khi đã nộp báo cáo, chẳng hạn doanh thu trên sổ chưa khớp với hóa đơn, công nợ treo lâu ngày chưa xử lý, hồ sơ chi phí thiếu chứng từ đi kèm, số dư tài khoản thuế chưa rõ nguyên nhân, hoặc các báo cáo đã nộp chưa được lưu trữ khoa học. Nếu đợi đến kỳ quyết toán sau mới xem lại, việc xử lý sẽ phức tạp và mất nhiều thời gian hơn rất nhiều.
Vì vậy, giai đoạn ngay sau khi nộp báo cáo tài chính là thời điểm rất quan trọng để doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ hệ thống kế toán thuế của mình. Đây là lúc thích hợp để rà soát sổ sách sau báo cáo tài chính, phát hiện sai sót, củng cố hồ sơ và xây dựng quy trình làm việc tốt hơn cho các tháng tiếp theo. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ những việc nên làm ngay sau mùa báo cáo để giảm rủi ro và chủ động hơn trong quản lý tài chính kế toán.
1. Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ đã nộp để đảm bảo không thiếu sót
Việc đầu tiên sau khi hoàn tất nộp hồ sơ là doanh nghiệp cần kiểm tra lại đầy đủ bộ tài liệu đã gửi cho cơ quan thuế hoặc cơ quan liên quan. Đây là bước cơ bản nhưng rất nhiều đơn vị lại bỏ qua vì nghĩ rằng nộp thành công là xong.
Khi kiểm tra báo cáo tài chính đã nộp, doanh nghiệp nên rà lại:
Báo cáo tài chính đầy đủ các biểu mẫu
Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân nếu có
Phụ lục đi kèm
File XML đã nộp
Bản PDF hoặc bản in lưu nội bộ
Biên nhận nộp hồ sơ điện tử
Các báo cáo, tờ khai điều chỉnh nếu phát sinh
Bước này giúp doanh nghiệp chắc chắn rằng hồ sơ đã nộp là phiên bản cuối cùng, thống nhất và có thể đối chiếu bất cứ lúc nào khi cần.
2. Rà soát sổ sách sau báo cáo tài chính để phát hiện sai lệch còn tồn tại
Sau khi nộp báo cáo, doanh nghiệp nên dành thời gian thực hiện rà soát sổ sách sau báo cáo tài chính thay vì chuyển ngay sang công việc mới. Đây là thời điểm dữ liệu còn mới, kế toán vẫn nhớ rõ quá trình xử lý và việc kiểm tra sẽ hiệu quả hơn.
Một số nội dung nên rà soát lại gồm:
Sổ cái các tài khoản chính
Sổ chi tiết doanh thu, chi phí, công nợ
Bảng cân đối phát sinh
Tài khoản thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí trả trước
Mục tiêu của bước này là xác định xem sau khi lên báo cáo có còn tài khoản nào bất thường, số dư nào chưa hợp lý hoặc bút toán nào cần xem lại hay không.
3. Đối chiếu số liệu kế toán giữa sổ sách, tờ khai và báo cáo đã nộp
Một việc rất quan trọng khác là đối chiếu số liệu kế toán giữa các nguồn dữ liệu để đảm bảo tính thống nhất. Nhiều doanh nghiệp chỉ lên báo cáo cho kịp hạn nộp, đến khi xong mới có thời gian kiểm tra kỹ.
Doanh nghiệp cần đối chiếu các nội dung sau:
Doanh thu trên sổ với doanh thu trên tờ khai thuế GTGT
Doanh thu, chi phí trên sổ với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Thuế GTGT còn được khấu trừ hoặc phải nộp với số dư tài khoản thuế
Công nợ phải thu, phải trả với bảng cân đối kế toán
Số dư tiền gửi ngân hàng với sao kê và báo cáo tài chính
Tiền mặt tồn quỹ với biên bản kiểm kê
Việc kiểm tra số liệu sau quyết toán giúp phát hiện nhanh các sai sót có thể chưa kịp xử lý trước khi nộp hoặc sai lệch do kết chuyển, tổng hợp dữ liệu.
4. Xử lý sai sót báo cáo tài chính nếu phát hiện chênh lệch sau khi đã nộp
Không ít doanh nghiệp phát hiện lỗi sau khi đã nộp hồ sơ. Khi gặp tình huống này, điều quan trọng nhất là không nên bỏ qua hoặc để kéo dài. Cần xác định rõ bản chất sai sót, mức độ ảnh hưởng và hướng xử lý phù hợp.
Các trường hợp thường gặp gồm:
Hạch toán thiếu hóa đơn đầu vào hoặc đầu ra
Chi phí chưa đủ hồ sơ chứng minh
Công nợ lệch với thực tế
Số dư tài khoản thuế không hợp lý
Kết chuyển sai doanh thu, chi phí
Báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán chưa khớp nhau
Khi xử lý sai sót báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần xem xét:
Sai sót có làm thay đổi nghĩa vụ thuế không
Sai sót có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo đã nộp không
Có cần lập hồ sơ điều chỉnh, bổ sung hay không
Cần lưu lại biên bản giải trình nội bộ thế nào
Việc xử lý sớm sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro nếu sau này cơ quan thuế kiểm tra.
5. Kiểm tra công nợ sau báo cáo tài chính để làm sạch số dư đầu kỳ
Một trong những nội dung nên làm ngay sau khi nộp báo cáo là kiểm tra công nợ sau báo cáo tài chính. Đây là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp bắt đầu làm sạch công nợ đầu năm mới, tránh để số dư treo kéo dài.
Cần rà soát:
Công nợ phải thu khách hàng
Công nợ phải trả nhà cung cấp
Khoản ứng trước, nhận trước
Tạm ứng nhân viên
Các khoản công nợ treo nhiều năm
Khi rà soát, nên đối chiếu với:
Hợp đồng
Hóa đơn
Phiếu thu, phiếu chi
Sao kê ngân hàng
Biên bản đối chiếu công nợ
Nếu số dư công nợ không còn đúng thực tế nhưng vẫn treo trên sổ, doanh nghiệp cần lên kế hoạch xử lý sớm để tránh ảnh hưởng đến các kỳ sau.
6. Rà soát thuế GTGT sau quyết toán để tránh lệch số dư kéo dài
Phần thuế GTGT là khu vực rất dễ phát sinh chênh lệch nếu doanh nghiệp chưa đối chiếu đầy đủ giữa kê khai và hạch toán. Vì vậy, sau khi nộp hồ sơ năm, doanh nghiệp nên dành thời gian rà soát thuế GTGT sau quyết toán.
Các việc nên làm gồm:
Kiểm tra số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ chuyển kỳ sau
Đối chiếu với chỉ tiêu trên tờ khai cuối cùng của năm
So khớp với số dư tài khoản thuế trên sổ kế toán
Rà lại các hóa đơn kê khai sai kỳ hoặc chưa kê khai
Kiểm tra hóa đơn đầu vào có đủ điều kiện khấu trừ hay không
Nếu thuế GTGT đầu vào đầu ra không được rà soát kỹ, sai lệch có thể kéo dài nhiều kỳ và gây khó khăn khi kiểm tra về sau.
7. Hoàn thiện hồ sơ kế toán cuối năm để lưu trữ khoa học
Sau mùa quyết toán, doanh nghiệp nên tranh thủ hoàn thiện hồ sơ kế toán cuối năm thay vì để chứng từ dồn đống, thất lạc hoặc lưu rời rạc. Lưu trữ tốt không chỉ phục vụ thanh tra kiểm tra mà còn giúp doanh nghiệp tra cứu nhanh khi cần.
Các nhóm hồ sơ nên sắp xếp lại gồm:
Hồ sơ báo cáo tài chính đã nộp
Tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN
Hóa đơn đầu vào, đầu ra
Chứng từ ngân hàng
Hồ sơ lương, bảo hiểm
Hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ
Biên bản đối chiếu công nợ
Biên bản kiểm kê quỹ, kiểm kê kho
Bảng phân bổ, bảng khấu hao
Nên lưu theo thứ tự thời gian, theo từng nhóm hồ sơ và có danh mục rõ ràng để dễ tra cứu.
8. Lưu trữ hồ sơ kế toán thuế đầy đủ để sẵn sàng khi cần giải trình
Bên cạnh việc sắp xếp, doanh nghiệp cần chú ý đến nguyên tắc lưu trữ hồ sơ kế toán thuế một cách đầy đủ và đồng bộ. Rất nhiều đơn vị có báo cáo tài chính nhưng thiếu biên nhận nộp, có hóa đơn nhưng thiếu hợp đồng, có chứng từ kế toán nhưng không lưu bản giải trình hoặc bảng đối chiếu liên quan.
Một bộ hồ sơ lưu trữ tốt nên có:
Bản điện tử
Bản in nếu cần
Chứng từ gốc
Báo cáo tổng hợp
Tài liệu giải trình nội bộ
File mềm kế toán dự phòng
Lưu trữ cẩn thận là cách giảm áp lực rất lớn khi doanh nghiệp cần kiểm tra lại hồ sơ của những năm trước.
9. Đánh giá lại quy trình làm việc của bộ phận kế toán sau mùa quyết toán
Sau khi hoàn tất hồ sơ năm, đây cũng là lúc doanh nghiệp nên nhìn lại cách vận hành của bộ phận kế toán trong suốt kỳ vừa qua. Mục tiêu không chỉ là sửa sai số liệu mà còn là cải thiện quy trình để năm sau làm tốt hơn.
Những câu hỏi nên đặt ra gồm:
Chứng từ có được tập hợp kịp thời không
Công việc có bị dồn vào sát hạn nộp không
Có bước kiểm tra chéo giữa thuế và kế toán không
Việc lưu trữ hồ sơ có khoa học không
Có tài khoản nào năm nào cũng bị lệch không
Kế toán nội bộ có đủ nguồn lực để kiểm soát số liệu không
Đây là bước rất cần thiết với doanh nghiệp nhỏ sau mùa quyết toán, vì nếu không cải thiện quy trình, các lỗi cũ rất dễ lặp lại.
10. Lập kế hoạch kế toán thuế cho các tháng tiếp theo
Nhiều doanh nghiệp nộp xong hồ sơ năm là quay lại làm việc theo thói quen cũ. Đây là điểm rất đáng tiếc. Sau mùa báo cáo chính là lúc nên chuẩn hóa kế hoạch cho kỳ mới.
Doanh nghiệp nên lập kế hoạch cho các nội dung:
Lịch kê khai thuế hàng tháng hoặc quý
Lịch đối chiếu ngân hàng
Lịch kiểm tra công nợ
Lịch kiểm kê quỹ, kho
Kế hoạch thu thập hồ sơ lương, bảo hiểm
Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra định kỳ
Rà soát chi phí có rủi ro thuế
Nếu kế hoạch được làm từ sớm, áp lực vào cuối năm sẽ giảm đáng kể.
11. Chuẩn bị quyết toán thuế từ sớm thay vì đợi đến cuối năm
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ nghĩ đến chuẩn bị quyết toán thuế khi năm tài chính sắp kết thúc. Trên thực tế, doanh nghiệp càng chuẩn bị sớm thì càng giảm rủi ro.
Ngay sau khi nộp báo cáo tài chính, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách:
Rút kinh nghiệm từ các lỗi của năm vừa qua
Lập danh sách hồ sơ thường thiếu
Theo dõi các khoản chi phí có nguy cơ bị loại
Rà soát lại các hợp đồng, chính sách lương thưởng
Chuẩn hóa biểu mẫu nội bộ dùng trong năm
Đây là cách làm rất thực tế để không lặp lại áp lực của mùa quyết toán vừa qua.
12. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ rà soát sổ sách kế toán
Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tự rà soát toàn bộ hồ sơ sau khi nộp báo cáo tài chính. Nếu thuộc một trong các trường hợp sau, doanh nghiệp nên cân nhắc dịch vụ rà soát sổ sách kế toán:
Phát hiện chênh lệch số liệu nhưng chưa rõ nguyên nhân
Kế toán mới tiếp nhận chưa nắm hết hồ sơ cũ
Công nợ treo nhiều năm chưa xử lý
Hồ sơ thuế và kế toán chưa khớp
Muốn kiểm tra lại toàn bộ hệ thống sổ sách sau mùa quyết toán
Cần chuẩn hóa bộ hồ sơ để sẵn sàng cho thanh tra kiểm tra
Việc có đơn vị chuyên môn hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp nhìn ra vấn đề nhanh hơn và tiết kiệm nhiều thời gian.
13. Kết luận
Với câu hỏi sau khi nộp báo cáo tài chính doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo, câu trả lời là doanh nghiệp không nên xem đây là điểm kết thúc, mà nên coi đây là thời điểm bắt đầu cho giai đoạn rà soát và chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống kế toán thuế. Những việc như kiểm tra hồ sơ đã nộp, đối chiếu số liệu, rà soát công nợ, kiểm tra thuế GTGT, lưu trữ chứng từ và đánh giá lại quy trình làm việc đều rất cần thiết.
Thực hiện tốt các bước này sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, đồng thời tạo nền tảng tốt hơn cho kỳ kế toán tiếp theo. Đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ, nơi nguồn lực kế toán còn hạn chế, việc chủ động rà soát sau mùa báo cáo là một thói quen rất nên xây dựng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần hỗ trợ rà soát sổ sách sau báo cáo tài chính, kiểm tra chênh lệch số liệu hoặc hoàn thiện hồ sơ kế toán thuế đã nộp, hãy liên hệ sớm để được tư vấn phương án phù hợp và tiết kiệm thời gian xử lý.
TAX – CARE VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
Hotline: 0352 53 8368
Website: https://taxcare.vn
Fanpage:Tax-Care Việt Nam
Gmail:taxcarevietnam@gmail.com
Địa chỉ: 106 Nguyễn Khánh Toàn, Phường Đông A, Tỉnh Ninh Bình
Chia sẻ:
